Assistant·e Administration des Ventes et Qualité H/F - 24

La WAB est une Société Coopérative d'Intérêt Collectif. Depuis 2016 nous oeuvrons en France et sur les Dom-Tom pour donner accès à des formations de qualité en lien avec les métiers et les compétences digitales. À ce jour, notre CFA, dispose de 4 titres :
- Community Manager
- Concepteur Designer UI
- Monteur Audiovisuel
- Chargé de marketing digitalPour résumer, La WAB forme à la fois :
- des apprenants en apprentissage, sur 1 à 2 ans (titres professionnels)
- des apprenants en reconversion professionnelle (titres professionnels)
- des apprenants professionnels en formation continue (certifications pros)
Dans le cadre du développement de notre branche apprentissage et reconversion professionnelle, nous cherchons un/une : Assistant.e administration des ventes et suivi relation clients.
D'ici à la fin 2026, La WAB s'est fixé comme objectif d'augmenter de 50% ses effectifs. Ce qui signifie que l'équipe commerciale en place aura besoin d'un soutien administratif constant pour transformer les ventes et accompagner convenablement ses apprenants.
Le soutien consistera à prendre le relais de l'équipe commerciale, une fois l'apprenant convaincu de vouloir se lancer avec nous. Cela signifie d'accomplir toutes les formalités administratives de mise à bord de l'apprenant avant sa rentrée (envoi de document, récolte de signatures, complétion de dossiers en ligne), puis d'assurer le suivi qualité de cet apprenant (suivi de son entrée à sa sortie de formation, évaluation de la satisfaction, recueil d'évaluations et de témoignages).
Voici les blocs d'intervention de profil recherché :

1/ Administration des ventes
-Échange quotidien avec le service commercial pour connaître l'avancée des ventes
-Assistance commerciale pour la création de calendriers, de programmes et/ou conventions de formation personnalisées
-Prise en charge des dossiers après la qualification initiale : envoi de convocation et suivi jusqu'à la rentrée,
-Récupération des informations des apprenants pour le lancement de leur formation (pièces administratives, informations de situation)
-Gestion des comptes apprenants (Google, Classroom, etc.) et des informations nécessaires à l'entrée en formation (listes logiciels, rappel des modalités de formation)

2/Suivi administratif des parcours
-Organisation logistique des entrées en formation et transmission d'informations aux parties prenantes (équipe pédagogique, référent social-handicap)
-Suivi des remontées des apprenants (suivi individuel hors pédagogie)
-Suivi de l'assiduité : Édition et transmission des émargements (rentrée, masterclass, etc.), Récupération et traitement des justificatifs d'absences (arrêt de travail, demande de présence en entreprise, etc.), Remontée des alertes d'assiduité auprès de l'équipe pédagogique, Transmission auprès des entreprises des alternants des rapports d'assiduité

3/Suivi qualité
-Organisation des sorties de formation : mise en conformité des dossiers et clôture des espaces apprenants
-Envoi et recueil d'enquêtes de satisfaction à chaud et à froid
-Recueil de témoignages sous différentes formes (vidéos, écrits, évaluation en ligne, lettre de soutien et recueil de statistiques spécifiques)
animation des salons de discussion avec les apprenants pour maintenir une cohésion et de la satisfaction apprenant (via Discord)

Il est pour nous important de souligner que La WAB est une structure qui a digitalisé l'ensemble de ses processus. Nous utilisons donc au quotidien un CRM (hubspot), un outil de ticketing (redmine), un cloud (Drive google), des outils de signature dématérialisé, etc.
Nous avons une approche moderne de l'assistance administrative et du suivi relation client. Nous souhaitons donc recruter un ou une collaboratrice à l'aise avec les nouveaux outils digitaux et surtout appréciant travailler et effectuer de la veille sur ces outils.