Assistant de Gestion Administrative - Mairie de Prigonrieux H/F - Communes

Sur un territoire situé dans le sud du département de la Dordogne, en aval de Bergerac et à 1h30 de Bordeaux, Prigonrieux bénéficie d'un environnement de qualité, constitué de plaines et de coteaux, de vignes, de champs et de forêts. C'est aussi une ville résidentielle de 4 440 habitants, dotée d'équipements sportifs et culturels récents au coeur d'un milieu naturel préservé.
Au sein d'une collectivité dynamique de 39 agents, et sous l'autorité du Responsable du Pôle Administratif, Ressources Humaines et Finances, vous assurez l'accueil des administrés. Vous organisez les élections et effectuez le suivi des listes électorales. Vous assurez la fonction d'assistant(e) de prévention. Vous préparez et assurez la logistique des réunions. Enfin, vous assistez le responsable de pôle sur les missions administratives.

- Elections :
Gestion du fichier et révision des listes électorales.
Préparation des travaux de la Commission de révision des listes électorales.
Organisation matérielle et administrative de l'ensemble des élections.

- Accueil :
Accueil des administrés (téléphonique et physique).
Assurer un premier niveau d'informations.
Recensement militaire.

- Finances publique (en appui ou en intérim) :
Saisie des dépenses et recettes des opérations de fonctionnement et d'investissement.
Saisie des engagements et gestion des bons de commandes.
Assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.

- Gestion administrative :
Préparer les convocations pour le Conseil Municipal.
Mise en forme des notes de synthèse et délibérations.
Rédiger et mettre en forme les procès-verbaux du Conseil Municipal.
Transmettre, classer et archiver les délibérations selon le plan de classement.
Enregistrer le courrier entrant.
Saisir et mettre en forme les documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers).

- Contrôle de légalité :
Assurer la transmission des actes (arrêtés, décisions, délibérations).
Classer et archiver les actes administratifs conformément aux règles en vigueur.
Publier les actes sur le site de la Ville et/ou les supports réglementaires.

- Assistant de prévention :
Sensibiliser les agents aux règles d'hygiène et de sécurité au travail.
Participer à l'analyse des accidents des services et des incidents.
Relayer les informations en matière de prévention auprès des agents et de l'autorité territoriale.

Techniques de secrétariat, capacités rédactionnelles.
Connaitre et savoir appliquer les règles budgétaires et comptables publiques.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
Procédures des services.
Logiciels métiers et bureautique.
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet.
Techniques de régulation.
Techniques de communication téléphonique.
Caractéristiques des publics.
Règlements intérieurs.
Techniques et outils de communication.
Techniques de médiation et négociation.
Techniques de recherche d'information.
Techniques de gestion de planning.
Organisation et organigramme de la collectivité.
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité.
Droits et obligations des usagers.
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve. Sens du service public.

• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique