Adjoint·e au Responsable des Ressources Matérielles H/F - Service Public

FINALITÉ DU POSTE

Assurer, aux côtés de l'Ingénieur - Responsable des Ressources Matérielles, un rôle de relais opérationnel et administratif dans la gestion quotidienne du service technique/travaux. Participer au suivi des travaux, de la maintenance, des équipements et des interventions, assurer la coordination de proximité des entreprises et intervenants, et contribuer à la qualité, à la sécurité, à la conformité et à la traçabilité des activités du service.

MISSIONS PRINCIPALES
· Assister l'Ingénieur - Responsable des Ressources Matérielles dans l'organisation et le suivi quotidien des activités du service technique.
· Être un relais de proximité auprès des équipes techniques, des services de l'établissement, des utilisateurs et des entreprises extérieures.
· Participer à la préparation, à la planification, à la coordination et au suivi des travaux et interventions internes ou externalisés.
· Suivre les opérations de maintenance préventive et corrective des bâtiments, installations, matériels et équipements techniques.
· Identifier les anomalies, pannes, dysfonctionnements ou besoins d'intervention et contribuer à leur traitement.
· Contrôler l'avancement des interventions et signaler les écarts, difficultés ou besoins d'arbitrage au Responsable des Ressources Matérielles.
· Participer au suivi des prestataires et entreprises : demandes d'intervention, devis, commandes ou bons de travaux, comptes rendus, réserves et levées de réserves.
· Veiller au respect des règles de sécurité, des normes, de la réglementation applicable et des procédures internes.
· Participer à la mise à jour des procédures, protocoles, consignes, plans, schémas et dossiers techniques.
· Contribuer à la mise en oeuvre de la politique de qualité et à la traçabilité des actions techniques.

GESTION ADMINISTRATIVE ET DOCUMENTAIRE DU SERVICE TECHNIQUE
· Assurer le suivi administratif courant du service technique en l'absence de secrétariat dédié.
· Recevoir, centraliser, enregistrer et orienter les demandes techniques provenant des services et utilisateurs.
· Assurer le suivi des courriers, courriels, demandes d'intervention et sollicitations adressées au service.
· Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes, documents et supports techniques nécessaires au fonctionnement du service.
· Tenir à jour les dossiers relatifs aux travaux, interventions, contrats, maintenances et équipements.
· Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents techniques et administratifs.
· Mettre à jour les tableaux de suivi des demandes, interventions, devis, bons de travaux, comptes rendus et autres documents transmis par les entreprises.
· Participer au suivi administratif des contrats de maintenance et au recueil des documents réglementaires et rapports de contrôle.
· Préparer les éléments administratifs nécessaires au suivi des activités et au reporting du Responsable des Ressources Matérielles.
· Contribuer à la mise à jour de la GMAO et à la traçabilité des demandes et interventions.
· Diffuser les informations nécessaires aux équipes techniques et aux services concernés.
TRAVAUX, PROJETS ET SUIVI DES ENTREPRISES
· Participer à la préparation et au suivi des opérations de travaux et de projets techniques

· Qualité et fiabilité du suivi des interventions et travaux.

· Réactivité dans le traitement et la transmission des demandes.

· Bonne traçabilité administrative et technique des activités.

· Respect des délais, procédures, règles de sécurité et exigences réglementaires.

· Qualité du suivi des entreprises et prestataires.

· Qualité du reporting auprès du Responsable des Ressources Matérielles.

· Bonne coordination avec les services et les équipes techniques.

• GMAO
• Reporting
• Suivi de chantier
• Compte-rendu
• Respect des délais
• Réactivité